Todos hemos asistido durante nuestra vida laboral a un congreso de nuestro sector o a una convención de nuestra empresa. Son jornadas maratonianas en las que se recibe mucha información de interés y que suele exigir mucha atención por nuestra parte.
Está comprobado que es muy difícil mantener la atención más de dos horas seguidas, por lo que los que preparan el evento saben de lo importante que es hacer breaks.
En muchas ocasiones se cuenta con un presentador del evento que relaja la tensión, o se incluye alguna conferencia en clave de humor o algún conferenciante de reconocido prestigio por charlas motivacionales o similares.
Otra manera de aligerar la jornada es incluyendo tareas o actividades por grupos que favorecen la integración en la empresa y ayudan a fomentar el trabajo en equipo.
Y de la misma manera que los organizadores del evento conocen esta necesidad, la empresa de Catering tiene que conseguir que los momentos de descanso resulten lo más agradables e interesantes posible.
Los servicios de catering podrían resumirse así:
- Coffee de bienvenida, ligero porque se llega “desayunado” de casa y de una 30 a 60 minutos de duración porque los asistentes no llegan todos a la misma hora. Es importante saber si vienen muchas personas de otras ciudades, porque entonces este coffee tiene que ser algo más contundente, incluyendo piezas de bollería y zumos
- Coffee Break a media mañana de unos 30 minutos, incluyendo bollería dulce y en muchas ocasiones también bocatines salados. Si hay stands expositores puede que se alargue este break para que los asistentes puedan pasearse entre ellos.
- Almuerzo, no suele durar más de 60 – 90 minutos ¡hay que aprovechar el tiempo!. El formato de catering suele ser un cóctel para favorecer la interacción entre los asistentes, para que estiren las piernas y para que no resulte pesado porque hay que seguir trabajando después. Es habitual ofrecer café al finalizar el cóctel, muchas veces en vasos desechables para que puedan salir del recinto para tomar el aire y fumar, si es el caso.
- Coffee a media tarde, un catering de otros 30 minutos que puede incluir refrescos y piezas saladas porque por la tarde muchas personas ya no quieren tomar café.
Para finalizar el evento distinguimos dos formatos con diferentes servicios de catering:
- Cierre con un vino español sobre las 18 horas: bebidas y 6-8 pases de aperitivos como mucho porque la gente tiene que coger vuelos o marcharse a su ciudad de origen.
- Cena de gala sentados a mesa. En esta ocasión el evento puede alargarse una jornada o media jornada más al día siguiente y ya que están todos reunidos, se les agasaja con una noche de fiesta.
Lo más usual es que se vayan a sus casas u hoteles para descansar un poco y cambiarse y que la cena se ofrezca en un lugar diferente, por aquello de que en la variedad está el gusto…
Se recibe a la gente con un cóctel corto de bienvenida mientras van llegando todos y durante la cena (o al finalizar) es un buen momento para la entrega de premios o menciones destacadas, discursos del CEO etc…
- Servicio de barra libre: por último y como colofón, baile y copas, o sólo una copa, dependiendo del tiempo y del presupuesto, ¡cómo no!
Para las empresas de catering estos eventos son muy golosos porque además de muchos servicios a facturar, la normal es que sean bastante numerosos. Como hemos comentado en otras ocasiones, es importante la relación con el espacio en el que se desarrolla el evento para que todo vaya rodado y también tener una buena relación de confianza con el cliente para poder ofrecer la cena de cierre, aunque sea en otro lugar.
Se entenderá entonces que la oferta gastronómica no puede repetirse, hay que tratar de variar los aperitivos o de tematizar algún servicio de catering para darle diferenciación y no aburrir al comensal con “más de lo mismo”.
Las jornadas de los camareros tienen que ser sensatas ya que hay que mantener la sonrisa durante toda la jornada, esto significa que:
- Los camareros que sirvan los desayunos de la mañana se vayan después del almuerzo,
- los que entran para el almuerzo, se queden para los servicios de catering de la tarde y la recogida del espacio
- y que cambie el equipo para el servicio de la cena y/o barra libre
No hemos hablado de la decoración en los servicios de catering y es algo muy importante para dar unidad a la imagen del evento. Marketing trabaja intensamente para transmitir a los empleados la finalidad del evento en sí. Y el catering tiene que estar en consonancia con ellos.
No hay un evento de este tipo que no exhiba los colores de la empresa, tanto en el merchandising como en la cartelería, pañuelos y corbatas del staff etc. Y en nuestros manteles y centros de mesa, claro.
Al final de estas jornadas siempre se pasa una encuesta a los participantes para valorar todos los elementos que indicen en el éxito del evento a fin de mejorar para la próxima ocasión. Se valoran cosas como la temperatura y sonido de la sala, la limpieza de las instalaciones, la calidad de las ponencias, los stands de proveedores, la animación y, por supuesto, los servicios de catering.
En Artigot Catering estamos muy orgullosos de repetir con algunos clientes sus convenciones año tras año, incluso cuando cambian de espacio.
Esto es España y aquí la comida es muy importante, ¡qué suerte tenemos!
