Elegir catering para eventos corporativos se parece poco a elegir un menú. Lo que se decide es quién va a producir, transportar, montar y servir la parte del evento que todos los asistentes viven a la vez, y si tiene medios para hacerlo en tu espacio, con tu horario y con tu número de personas.
Esta guía recorre las ocho preguntas que conviene responder, en el orden en que aparecen: qué necesita el evento, qué formato le conviene, qué capacidad hace falta, qué debe aportar el proveedor, qué debe incluir el presupuesto, cómo comparar propuestas, qué preguntar antes de firmar y cómo comprobar que la experiencia es real.
¿Qué necesita tu evento antes de pedir presupuesto a un catering?
Antes de hablar con ningún proveedor hay que tener definidas seis cosas: el tipo de evento, su objetivo, el número de asistentes, el espacio, el horario y las necesidades particulares. Con esos seis datos un catering puede proponer algo ajustado; sin ellos, cada proveedor presupuesta un evento distinto y las propuestas no se pueden comparar.
El briefing que se envía al catering debería recoger, como mínimo:
- Tipo de evento: convención, presentación de producto, feria, cena de empresa.
- Objetivo: qué tiene que pasar durante el servicio.
- Asistentes: cuántos son y qué perfil tienen.
- Espacio: dónde se celebra y qué permite.
- Horario: inicio, fin, montaje y desmontaje.
- Necesidades particulares: alergias, intolerancias y dietas.
El tipo de evento y el objetivo van juntos, porque de ellos sale casi todo lo demás. Un servicio pensado para que la gente hable entre sí se plantea de forma distinta a otro que no debe interrumpir un programa de ponencias. Si todavía lo estás definiendo, repasa los tipos de eventos corporativos y lo que pide cada uno.
De los seis puntos, el espacio es el que más se suele dejar para el final y el que más condiciona la planificación. Por eso es lo primero que preguntamos cuando el cliente no lo indica. Los accesos, la zona de carga y descarga, la superficie de apoyo para el catering, la electricidad y el agua, los recorridos del personal o la distancia entre la zona de preparación y la de servicio cambian lo que se puede servir y con cuánta gente.
¿Qué formato de catering conviene a cada evento corporativo?
No hay un formato mejor que otro: conviene el que encaja con el objetivo del evento, el tiempo disponible, el número de asistentes y el espacio. Un cóctel favorece la conversación, un banquete sentado da protagonismo a la mesa y al programa, y un coffee break está pensado para no interrumpir la jornada.
| Formato | Características | Cuándo utilizarlo | Ventajas | Limitaciones |
|---|---|---|---|---|
| Cóctel | De pie, con bocados que pasa el personal | Presentaciones, inauguraciones, networking | Los asistentes se mueven y hablan | Encaja mal con discursos largos |
| Banquete sentado | Menú servido en mesa, por platos | Galas, premios, comidas institucionales | Servicio ordenado y ritmo controlado | Más superficie, tiempo y personal de sala |
| Buffet | El asistente se sirve en mesas de producto | Convenciones y jornadas con margen para comer | Variedad y libertad para elegir | Colas si faltan puntos de servicio |
| Estaciones gastronómicas | Puntos temáticos repartidos por el espacio | Eventos de marca y celebraciones | Reparte a los asistentes | Más espacio, montaje y equipo |
| Coffee break | Pausa breve con café, bebidas y bocados | Reuniones, formaciones, congresos | Rápido y compatible con el programa | No sustituye a una comida |
| Aperitivo | Servicio de bienvenida, antes de una comida o de un acto | Recepciones y bienvenidas | Abre el evento y facilita el primer contacto | No sustituye a una comida |
| Formato mixto | Combina varios en un mismo evento | Eventos largos o con varios momentos | Se adapta a cada parte del programa | Más planificación y coordinación |
Cada formato necesita unos recursos distintos, y esos recursos tienen que caber en el espacio y en el horario: un banquete exige superficie para las mesas y tiempo para servir por platos; un buffet funciona cuando hay suficientes puntos de servicio para el número de asistentes.
La duda más habitual es entre cóctel y banquete sentado:
| Cóctel | Banquete sentado | |
|---|---|---|
| Objetivo | Que los asistentes se relacionen | Que compartan mesa y sigan un programa |
| Características | De pie, servicio continuo | Sentados, servicio por platos |
| Recursos necesarios | Personal de pase y puntos de apoyo | Mesas, menaje completo y personal de sala |
| Cuándo elegirlo | Networking y presentaciones | Galas, premios y actos con protocolo |
Por tanto, el cóctel es más adecuado cuando el objetivo es que la gente circule y hable, mientras que el banquete sentado resulta más conveniente cuando el evento tiene un programa que seguir desde la mesa. Si se dan las dos cosas, lo razonable es un formato mixto.
¿Qué capacidad debe tener el catering para tu evento?
Un catering debe tener la capacidad que corresponde al volumen y a la complejidad de tu evento, medida en seis áreas clave: producción, instalaciones, personal, logística, transporte y capacidad de servicio. Un catering puede cocinar muy bien para doscientas personas y no tener medios para dos mil; son operaciones distintas.
Esto es lo que conviene preguntar en cada una y cómo suena una respuesta concreta:
| Área clave | Qué preguntar | Qué es una respuesta concreta | Ejemplo (Artigot) |
|---|---|---|---|
| Producción | ¿Cocináis en instalaciones propias? | Superficie de cocina y volumen por fecha | Más de 1.000 m² de cocinas centrales |
| Instalaciones | ¿Con qué instalaciones contáis? | Metros y usos, que se puedan visitar | 2.500 m² con cocina, almacén, lavandería, oficinas y showroom |
| Personal | ¿Qué equipos son propios? | Equipos estables y la función de cada uno | Equipos especializados de Comercial, Operaciones, Cocina, Logística y RRHH |
| Logística | ¿Quién organiza la cadena del evento? | Un equipo responsable de principio a fin | Equipos específicos de Operaciones y Logística |
| Transporte | ¿El transporte es propio? | Flota propia o contratada, y quién responde de ella | Flota propia de transporte |
| Capacidad de servicio | ¿Cuál es el mayor evento que habéis atendido? | Un rango de asistentes respaldado por casos | Eventos de hasta 10.000 asistentes |
El criterio es pedir cifras. «Tenemos mucha capacidad» no es una respuesta; los metros de cocina, los vehículos y el tamaño del mayor evento atendido sí lo son.
¿Qué debe aportar un catering además de la comida?
Un catering para eventos corporativos debe aportar siete cosas: gastronomía, planificación, producción, logística, montaje, servicio y coordinación. La comida es la parte visible; las otras seis son las que hacen que llegue a tiempo, en condiciones y al ritmo del programa.
El trabajo sigue una cadena en la que cada fase depende de la anterior:
- Planificación según objetivo, asistentes, espacio y tiempos.
- Producción en cocina.
- Transporte de producción, menaje y material.
- Recepción y montaje de los puntos de servicio.
- Servicio según el formato.
- Reposición durante todo el evento.
- Desmontaje en el horario acordado.
¿Qué formas de contratar el catering de un evento existen?
Existen tres formas de organizar el servicio de catering de un evento: contratar un catering integral con medios propios, recurrir a un catering que subcontrata parte de los servicios o contratar cada elemento por separado. La diferencia está en cómo se organiza la operación, quién coordina las distintas fases y dónde recae la responsabilidad de que todo funcione de forma conjunta.
| Modelo | Características | Cuándo encaja | Ventajas | Aspectos a valorar |
|---|---|---|---|---|
| Catering integral con medios propios | Centraliza la producción, el transporte, los materiales y los equipos de servicio | Eventos de cualquier volumen que requieren una gestión coordinada del catering | Mayor control operativo, coordinación directa y un único interlocutor responsable del servicio | Requiere una infraestructura propia y capacidad para dimensionar los recursos de cada evento |
| Catering con servicios subcontratados | Combina medios propios con recursos externos para determinadas necesidades | Eventos en los que conviene complementar los recursos disponibles | Flexibilidad para adaptar los recursos a cada proyecto | Requiere coordinar los servicios propios y externos y controlar su integración |
| Contratación por separado | Se contratan la gastronomía, el personal, los materiales y otros servicios a distintos proveedores | Eventos en los que la agencia o el organizador asume la coordinación global | Libertad para seleccionar proveedores y gestionar cada partida de forma independiente | La coordinación entre proveedores y la resolución de posibles incidencias recaen en el organizador, según los acuerdos establecidos |
El modelo integral permite abordar el catering como una operación coordinada, en la que gastronomía, producción, personal, logística y servicio trabajan bajo una misma planificación. En Artigot aplicamos este modelo tanto a eventos de pequeño formato como a grandes operaciones, adaptando los recursos a las necesidades de cada proyecto. Porque la capacidad de un catering no depende únicamente del número de asistentes, sino de su capacidad para organizar y ejecutar cada servicio de principio a fin.
Sea cual sea la forma de contratarlo, queda la coordinación con el resto de proveedores. El catering forma parte del proyecto global del evento, y da mejor resultado cuando se implica desde el diseño: conocer el objetivo, el perfil de los asistentes y los tiempos permite proponer un servicio que acompañe al programa. Un catering con experiencia trabaja con la agencia, la producción y el espacio sin asumir sus funciones: cada uno hace su parte y el catering ajusta la suya a los tiempos de los demás.
¿Qué debe incluir el presupuesto de un catering corporativo?
Un presupuesto completo detalla nueve partidas: gastronomía, bebidas, personal, menaje, montaje, transporte, mobiliario, maquinaria y extras. El precio por persona solo es comparable entre proveedores cuando todos han incluido las mismas partidas.
| Partida | Qué debe especificar |
|---|---|
| Gastronomía | Propuesta, cantidades y necesidades alimentarias |
| Bebidas | Qué se sirve y cuánto tiempo |
| Personal | Perfiles y horas, con montaje y desmontaje |
| Menaje | Vajilla, cristalería, cubertería, mantelería |
| Montaje | Zonas de apoyo y puntos de servicio |
| Transporte | Material y equipo |
| Mobiliario | Mesas, sillas, barras y veladores |
| Maquinaria | Maquinaria necesaria para la elaboración de los servicios |
| Extras | Decoración, horas adicionales y excepciones fuera de las condiciones generales |
Dos presupuestos con el mismo precio por persona pueden tener alcances muy distintos. Imagina dos propuestas idénticas en esa cifra. La primera incluye el personal durante el montaje, el servicio y el desmontaje, además del menaje, el mobiliario y el transporte. La segunda cuenta el personal solo durante el servicio y factura aparte el menaje, el mobiliario y el transporte.
Por tanto, un presupuesto con todas las partidas incluidas es más adecuado cuando necesitas un coste cerrado, mientras que uno con partidas aparte solo resulta conveniente si el espacio ya aporta lo que queda fuera. La forma de comprobarlo es pedir a todos los proveedores el mismo desglose y comparar partida a partida. Qué hace subir o bajar cada una lo desarrollamos en la guía de precios de catering para empresas.
En Artigot, las propuestas incluyen los recursos necesarios para prestar el servicio contratado: personal de supervisión, cocina y sala, transporte, mobiliario y mantelería con diferentes colores a elegir, menaje, cristalería y maquinaria para la elaboración de los servicios. También contemplamos la adaptación de los menús a las necesidades derivadas de alergias y restricciones alimentarias.
Sin embargo, hay determinadas condiciones que conviene tener en cuenta al solicitar un presupuesto. Para eventos de menos de 60 comensales es necesario consultar las tarifas de personal y transporte. También pueden aplicarse costes adicionales si se superan las dos horas entre servicios o si el evento requiere tiempos de montaje previo o desmontaje posterior distintos de los establecidos. Los taburetes y cualquier otro servicio que no figure expresamente en la propuesta tampoco están incluidos.
¿Cómo comparar proveedores de catering?
Los proveedores de catering deben valorarse con criterios comunes: experiencia, capacidad operativa, propuesta gastronómica, equipo, logística, presupuesto y referencias. Comparar únicamente el menú y el precio por persona puede dar una visión incompleta de lo que ofrece cada empresa y de los recursos necesarios para ejecutar el evento.
| Criterio | Qué conviene valorar | Señal de alerta |
|---|---|---|
| Experiencia | Experiencia en eventos del mismo tipo y con necesidades similares | No puede acreditar experiencia en proyectos comparables |
| Capacidad | Instalaciones, producción, personal, transporte y medios disponibles | No concreta cómo dimensionará los recursos necesarios |
| Propuesta gastronómica | Adecuación del menú al formato, los asistentes y las necesidades alimentarias | Presenta una propuesta estándar sin atender a los requisitos del evento |
| Equipo | Personal asignado, supervisión e interlocutor responsable del servicio | No define quién coordinará la operativa durante el evento |
| Logística | Transporte, montaje, características del espacio y tiempos de servicio | No contempla las particularidades del lugar de celebración |
| Presupuesto | Precio por persona, servicios incluidos, exclusiones y posibles suplementos | No aclara qué incluye el precio ni en qué condiciones pueden surgir costes adicionales |
| Referencias | Casos reales, experiencia demostrable y relaciones con clientes recurrentes | No aporta ejemplos verificables de trabajos anteriores |
Lo más práctico es valorar a cada proveedor en los siete criterios con la misma escala y decidir sobre el conjunto, no sobre el que más destaque en uno. Una propuesta gastronómica brillante no compensa una logística sin resolver, igual que un precio ajustado no compensa la falta de experiencia en eventos de tu tamaño.
Cuando dos propuestas quedan cerca, suele desempatar la logística: quién ha entendido mejor el espacio y los tiempos, y quién ha hecho más preguntas antes de presupuestar. Muchos de los errores al contratar un catering para eventos de empresa nacen de comparar únicamente el precio.
¿Qué preguntas hay que hacer antes de contratar un catering?
Antes de contratar un catering hay que hacer las preguntas que obligan a responder con hechos y no con adjetivos. Estas ocho cubren los puntos en los que más se diferencian los proveedores:
- ¿Qué eventos parecidos al nuestro habéis hecho?
- ¿La producción y el transporte son propios?
- ¿Quién coordinará el día del evento?
- ¿Cuánto personal habrá y con qué criterio?
- ¿Qué incluye el presupuesto y qué queda fuera?
- ¿Cómo gestionáis alergias, intolerancias y menús vegetarianos y veganos?
- ¿Conocéis el espacio o vais a visitarlo?
- ¿Cómo os coordináis con la agencia, la producción y el espacio?
Sobre la cuarta: el personal no depende solo del número de asistentes. Influyen el formato, los puntos de servicio, la duración, el espacio, el tipo de atención y la complejidad del evento, así que una cifra sin explicación dice poco.
Sobre la sexta: las necesidades alimentarias se planifican con antelación, no se resuelven el mismo día. La respuesta que buscas incluye cuándo necesita el catering los datos de los asistentes y cómo organiza esas alternativas durante el servicio.
¿Cómo saber si un catering tiene capacidad y experiencia reales?
Para saber si un catering tiene capacidad y experiencia reales hay que pedir evidencia que se pueda comprobar: datos de la empresa, instalaciones que se puedan visitar, infraestructura propia, casos reales con su volumen de asistentes y clientes que repiten. La experiencia que cuenta es la demostrable en eventos como el tuyo.
Empieza por los datos. Los años de actividad, el número de clientes recurrentes y los espacios en los que trabaja un proveedor dicen si su actividad es estable. En el caso de Artigot son más de 14 años, más de 100 clientes recurrentes y más de 100 espacios en los que podemos trabajar.
Sigue por lo que se puede ver. Las instalaciones y la infraestructura (cocina central, almacén, flota, equipos estables) existen o no existen, y un proveedor que las tiene suele estar dispuesto a enseñarlas.
Y termina por los casos. Un caso sirve cuando tiene nombre, lugar y número de asistentes, y cuando demuestra algo concreto. Estos son solo cuatro de Artigot y lo que acredita cada uno:
| Evento | Volumen | Qué demuestra |
|---|---|---|
| Dell Technologies Forum, Kinepolis | 1.000 asistentes | Producción, servicio y logística en un evento corporativo de gran volumen |
| Evento corporativo internacional en IFEMA, 2025 y 2026 | 14.000 asistentes en total | Capacidad operativa y gestión de grandes volúmenes de asistentes |
| Evento corporativo del Grupo Adecco en IFEMA, 2024 y 2026 | 2.400 asistentes cada año | Experiencia en eventos corporativos de gran escala |
| Gran Premio de Fórmula 1 de Madrid, Ignition Club | Más de 3.500 invitados en tres jornadas | Servicio sostenido durante tres jornadas, con 165 profesionales |
La regla para leer cualquier lista de casos es sencilla: el mayor evento que ha atendido el proveedor debería estar por encima del tuyo, y alguno debería parecerse en tipo de espacio. Los recintos feriales, por ejemplo, tienen reglas propias de acceso y de montaje, que explicamos en la guía de catering para ferias. Y un evento de varias jornadas exige una preparación larga: el trabajo de Artigot en el Gran Premio de Fórmula 1 de Madrid empezó un año antes.
Si después de responder a las ocho preguntas quieres ver cómo se concreta todo esto en un servicio, en la página de catering para eventos corporativos está lo que hacemos y para qué tipo de eventos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el precio de un catering por persona?
El precio de un catering por persona se calcula dividiendo el coste total del servicio entre el número de asistentes. Ese total suma gastronomía, bebidas, personal, menaje, montaje, transporte, mobiliario, maquinaria y extras, por lo que el precio por persona cambia con el formato, la duración y lo que aporte el espacio.
¿Tiene que visitar el catering el espacio antes del evento?
Sí: el catering debe visitar el espacio antes del evento siempre que no haya trabajado antes en él. Accesos, zona de carga y descarga, electricidad, agua, recorridos y horarios de montaje condicionan el servicio y solo se valoran bien viéndolos.
¿Quién coordina al catering el día del evento?
El catering tiene su propio responsable de servicio, que se coordina con quien dirige el evento: la empresa, la agencia o la producción. Conviene saber antes de contratar quién será esa persona.
¿Cómo se gestionan las alergias e intolerancias en un evento de empresa?
Las alergias e intolerancias de un evento de empresa se planifican con antelación. El organizador recoge las necesidades de los asistentes y el catering prepara las alternativas y organiza cómo se sirven durante el evento.
¿Es mejor un formato único o un formato mixto?
Elegir un formato único o uno mixto depende de la duración y del programa del evento. En un evento corto con un solo momento de servicio basta un formato; en uno largo o con varias partes, combinar formatos permite ajustar cada momento.
¿Puede un mismo catering atender un evento de 200 personas y otro de 5.000?
Firma este artículo
Francisco Calvo
Responsable de Marketing y Comunicación de Artigot Catering · LinkedIn
Un mismo catering puede atender eventos de tamaños muy distintos si tiene la estructura para el mayor de ellos. La capacidad de producción, la logística y el equipo que exige un evento de varios miles de asistentes no se improvisan, por eso conviene pedir casos de un tamaño parecido al tuyo.
