En Artigot Catering, catering en Madrid tratamos de diferente manera los eventos según sean Eventos Corporativos o Eventos Sociales (Bodas), de hecho, distinguimos estas dos divisiones dentro de la empresa.
Modalidad de eventos corporativos
Y dentro de la división de Eventos Corporativos hay mucha variedad en la modalidad de eventos, que básicamente diferenciamos por número de comensales.
Está claro que un evento de 30 personas no es igual que uno de 150, ¿pero cómo nos organizamos en un Mega evento para más de 1000 personas?
Vayamos por pasos:
- La adjudicación de un evento de más de mil personas tiene que hacerse con una antelación de un mes para tener tiempo a prepararlo.
- La propuesta gastronómica tiene que estar muy bien pensada, para plantear la oferta es muy importante saber qué tipo de evento es: si el comensal es joven y poco exigente, o si son personas acostumbradas a novedades y a disfrutar con la comida; cuanto más elaborada sea la comida, más tiempo de servicio y mayor precio. Evidentemente, el precio por persona condiciona también el tipo de servicio: no es lo mismo utilizar material desechable que vajilla y cristal, por ejemplo.
- Asegurarnos de que se dispone de un espacio suficiente para poder montar las cocinas y contar con la potencia eléctrica necesaria es vital, de ahí la importancia de visitar las instalaciones antes de hacer la propuesta.
- Subdividir el evento en eventos más pequeños el día del evento. Esto lo explicamos con más detalles, porque es la clave del éxito.
Hay que tener claro en qué rango de comensales nos sentimos cómodos: 250, 500…?
Por ejemplo, un evento de mil personas puede dividirse en 4 de 250 comensales, un evento de 3000 personas, en 6 eventos de 500 comensales… y así sucesivamente.
Organización de Equipos para organizar eventos
A partir de ahí se organizan los equipos. Veamos el primer ejemplo, equipos para atender 250 personas:
- 4 cocinas con 1 Jefe de cocina y 5 cocineros cada una, con su zona de emplatar, zona de maquinaria y de office
- 4 “salones” o áreas de restauración, atendidos 1 Maitre y 15 camareros cada una, sus mesas de apoyo y barras de bebida
- Supervisión de las 4 zonas por:
- 1 Responsable de cocina
- 1 Responsable de Sala
- 1 Responsable comercial, que tiene el trato directo con el cliente
¿A que de esta manera parece que da menos vértigo realizar un mega evento Corporativo?
Lo cierto es que, como todo en la vida, cuanta más experiencia se tiene, más rodado sale, porque se va aprendiendo de los errores cometidos en ocasiones anteriores y se minimizan los problemas. Aquí estamos dando una clave muy importante en mega eventos: hacer una reunión después del evento para analizar los resultados, tanto de servicio (su calidad y ritmo) como de la comida (cantidad, temperatura, orden de salida etc).
Porque previamente al evento hay una labor ingente del Responsable del evento, el Jefe de Cocina y el Departamento de compras. Hay que determinar qué se hace “en casa” y qué se compra a proveedores de 5ª gama, de qué aperitivos se puede adelantar la producción y cuáles se tienen que hacer el mismo día. Y lo más complicado: definir qué cantidades hacemos de cada plato.
En paralelo se trabaja en la dotación de las 4 cocinas, y en el mobiliario, menaje, mantelería y decoración de las 4 salas, que serán necesarios. Y se determina la cantidad de bebida y cristalería que se utilizará, aprovechando siempre que se pueda, que los proveedores lleven los palés de productos al lugar del evento.
Logística entra más tarde, porque está claro que este tipo de eventos no se montan el mismo día del servicio, sino que se cuenta con 1 o 2 días previos. De hecho, el catering suele ser el último en entrar a montar, para que el resto de proveedores del evento ya hayan terminado: sonido, luces, decoración…
Y preparados, listos…, YA
Es un subidón hacer Mega eventos, os lo aseguro.
