Todos hemos estado en más de una ocasión en un evento, corporativo o familiar, en el que se ha ofrecido un servicio de catering por una empresa especializada en ello.
Y como usuario, ¿ qué es lo que pides por encima de todo a este servicio?
Creo que lo más importante para salir satisfecho es RITMO, lo que implica, por ejemplo, no tener que perseguir a un camarero para que te ponga una bebida y que no hagas la digestión entre aperitivo y aperitivo.
¿Y cómo se consigue esto en un servicio de catering?
Vamos a explicar cómo desarrolla un servicio de cóctel de Artigot Catering, pero puede servir para un coffee, un menú sentado, un buffet etc
1.- LLEGADA AL ESPACIO
Es muy importante llegar con la antelación necesaria para que cuando lleguen los invitados esté ya todo preparado.
Para que esto ocurra, se debe conocer el espacio con anterioridad, para evitar sorpresas a la hora de la descarga, poder llevar la maquinaria adecuada y que no salten los plomos durante el servicio.
Se habrá definido previamente con el cliente el mobiliario, mantelería y decoración del servicio acorde a la imagen que se quiere proyectar.
E igual de importante, es contar con el número de personas del equipo suficientes para prepararlo.
Parece fácil, pero si consideramos que el precio del servicio de Catering incluye una partida importante de coste de personal, hay que contar con el equipo justo, ni más ni menos, para no encarecer el servicio y no tener que ir corriendo.
Y por supuesto, es vital que la carga esté completa, que llegue a destino todo el material, mobiliario, comida y bebida que se necesitará durante el desarrollo del servicio de Catering.
2.- ORGANIZACIÓN PREVIA
En estas dos horas previas al servicio, el equipo se divide por tareas, con la supervisión del responsable comercial, el maitre y el jefe de cocina:
- Camareros que preparan la sala: mesas de apoyo, barras, estaciones si es el caso, decoración etc.
- Camareros que preparan el Control de bebidas interno y las barras de bebida, con el cristal, cubiteras, enfriadores, refrescos, grifos de cerveza, botellas de vino….
- Camareros que ayudan a la preparación de los aperitivos en cocina
- Equipo de cocina: organiza el espacio de cocina con la maquinaria y tableros necesarios para la preparación de cada pincho. En general, antes del inicio del servicio de catering, ya se han emplatado los aperitivos fríos a falta del último detalle y están a medio montar lo calientes, para poder ir alternando fríos y calientes durante el servicio.
- Briefing del maitre: una vez completadas las tareas, el maitre reúne a todos los camareros y les da las instrucciones para el desarrollo del servicio, asigna áreas, divide a los camareros de comida y bebida y explica los flujos de entrada y salida de cocina, organización del office etc
3.- DESARROLLO DEL SERVICIO DE CATERING
Ya estamos listos para empezar el cóctel.
Todos los camareros de inicio salen con bandejas de bebidas para que, en el menor tiempo posible, todo el público tenga una copa en la mano. A partir de ese momento, los camareros se dividen y la mitad empieza a pasar aperitivos.
Es fundamental la coordinación entre sala y cocina para que el ritmo de servicio sea el adecuado. Maitre y jefe de cocina, se van comunicando para que no se detenga el flujo de comida y bebida. Por ejemplo, si un aperitivo se retrasa en su preparación, se cambia el orden y sale otro en su lugar para darle tiempo a terminar de calentarse o emplatar el primero. O para gestionar las bandejas de las personas con alguna alergia o intolerancia alimentaria.
Gracias a las instrucciones dadas, se cubren todas las áreas del espacio, no ocurre que haya personas que se quejen de que nos les llega comida o bebida, porque cada camarero atiende sólo su zona, sin admitir los intentos de acercamientos de otros comensales, rechazándolo con una sonrisa y explicando que su camarero viene detrás, puesto que la salida con cada nuevo aperitivo de la cocina es de todos los camareros a la vez.
Pequeños trucos para que el servicio sea fluido y llegue a todos los invitados por igual, desde el primer aperitivo a los últimos pastelitos y en el tiempo del servicio programado.
No vamos a contar aquí los imprevistos que surgen a lo largo del mismo, como que se atrase el inicio del servicio y luego toque correr para acabar a tiempo, por ejemplo, pero estas cosas son inherentes al servicio y se salvan gracias a la experiencia adquirida durante muchos servicios de catering…
La recogida y limpieza del espacio también es muy importante y se programa con antelación. No podemos demorarnos y cuando nos vayamos, tiene que quedar todo como si no se hubiera pasado por allí.
4.- RESPONSABLE DEL SERVICIO
No hemos hablado de una figura fundamental en el desarrollo del servicio de catering contratado, que es el Responsable comercial.
No sólo ha enviado la primera propuesta comercial, ni ha realizado mil cambios hasta el ok definitivo del cliente, ha llevado a cabo la prueba de menú y ha cerrado todos los detalles del servicio. También ha supervisado la orden de carga, ha hablado con cocina y explicado las particularidades del servicio y del cliente, ha visitado el espacio y organizado la disposición de la sala.
Además, controla los horarios estando el primero en la descarga a la llegada al espacio, este es un momento clave porque el cliente está atendiendo a mil cosas y necesita sentir que la parte del catering está controlada en manos de la persona que más conoce de la organización.
El responsable comercial está en contacto permanente con el responsable del espacio y el cliente, antes, durante y al final del servicio. A él le avisan de los posibles retrasos o adelantos del servicio, a quién hay que atender con especial cuidado (normalmente los directivos de la empresa que realiza el evento), de las personas con alergias y un largo etcétera.
Procurará dejar comida aparte para el equipo de su cliente para que después del servicio, puedan relajarse y disfrutar también de la comida, al igual que los integrantes del equipo del espacio.
Pequeños detalles que asegurarán que nuestro cliente volverá a contar con Artigot Catering en la próxima ocasión, con la tranquilidad de haber conseguido un desarrollo del servicio de catering perfecto.
